Privacy

Privacyverklaring Notaris Herwig

Deze verklaring geeft informatie over hoe ons kantoor omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.

Onze contactgegevens

Naam kantoor:Notaris Herwig
Adres:Coosje Buskenstraat 202
Postcode / Plaats:4381 LW Vlissingen
Contactpersoon:mr. G. Herwig
e-mailadres:info@notarisherwig.nl

Onze dienstverlening

Ons kantoor vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:

  • het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;
  • om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; of
  • voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven zoals advisering.

Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt.

Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of voor het uitvoeren van een andere opdracht zoals advisering.

Regels persoonsgegevens bij notariële akten

Als ons kantoor een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:

  1. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.
  2. De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.
  3. Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.
  4. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de Basisregistraties Personen (BRP), Handelsregister en Kadaster.
  5. De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen, De notaris is een van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan.
  6. Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.
  7. De notaris is verplicht zorg te dragen voor inschrijving van gegevens uit opgemaakte akten in registers op grond van de wet onder meer bij het kadaster, het handelsregister, het huwelijksgoederenregister, de belastingdienst en het centraal testamentenregister en op grond van uitdrukkelijke toestemming van de cliënt in het centraal levenstestamentenregister met als gerechtvaardigd belang: de kenbaarheid.

Adviezen en overige diensten

Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door ons kantoor geldt:

  • De verwerking "Verstrekken d.m.v. doorzending: concepten en dossierstukken aan derden met toestemming cliënt" van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
    • het informeren derden op verzoek van cliënt op grond van uitdrukkelijke toestemming van cliënt.
  • De verwerking "Opvragen, verzamelen, raadplegen, gebruiken en opslaan t.b.v. van dienstverlening waaraan geen authentieke akte gekoppeld is zoals advisering, onderhandse akten en afwikkeling nalatenschap" van persoonsgegevens vindt plaats op basis van een gerechtvaardigd belang, namelijk:
    • het uitvoeren van de opdracht van de cliënt op grond van de overeenkomst met cliënt;
  • De verwerking "Vastleggen, raadplegen t.b.v. legaliseren van handtekeningen" van persoonsgegevens vindt plaats op basis van een gerechtvaardigd belang, namelijk:
    • het bevestigen van de echtheid van de handtekening op verzoek op grond van de overeenkomst met cliënt;
  • De verwerking "Verzamelen, vastleggen en gebruiken gegevens voor aanleg registratie  t.b.v. acquisitie en/of nieuwsbrieven etc" van persoonsgegevens vindt plaats op basis van een gerechtvaardigd belang, namelijk:
    • de marketing en de acquisitie op basis van uitdrukkelijke toestemming van geadresseerde;
  • De verwerking "Verzamelen, vastleggen en gebruiken gegevens t.b.v. relatiebeheer zakelijke contactpersonen in de keten" van persoonsgegevens vindt plaats op basis van een gerechtvaardigd belang, namelijk:
    • het informeren en faciliteren van samenwerking in de keten op grond van uitdrukkelijke toestemming van betrokkene;

Bron van verwerkte persoonsgegevens

Als ons kantoor persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de ons verstrekte opdracht. De bron van die gegevens zal dan een van de volgende zijn:

  • openbare registers, zoals het kadaster, de basisregistratie personen, het handelsregister, het huwelijksgoederenregister, het curatele en bewindregister, het WOZ-waardeloket, het Verificatie Informatie Systeem;
  • makelaar, hypotheekbemiddelaar, accountant, fiscalist of andere adviseur in verband met een uit te voeren overeenkomst waarin u een van de partijen bent;
  • geldverstrekkers, mede in een onverdeeldheid betrokken partijen en andere bij de transactie betrokken partijen.

Doorgeven van uw persoonsgegevens

Ons kantoor geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is, als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren of als u daar uitdrukkelijk om heeft verzocht en het verzoek niet in strijd is met de geheimhoudingsplicht van de notaris.

Ons kantoor verstrekt persoonsgegevens aan de volgende ontvangers:

  • de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie, de Belastingdienst, het Kadaster en andere registerhouders;
  • makelaars, hypotheekadviseurs, accountants, advocaten, belastingadviseurs en dergelijke – met uitdrukkelijke toestemming van de cliënt;
  • door cliënt opgegeven derden;
  • Rechtbank, Kamer van Koophandel;
  • Centraal Testamentenregister, Centraal Levenstestamentenregister, Centraal Digitaal Repertorium;
  • cliënt.

Persoonsgegevens worden door ons kantoor niet doorgegeven buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.

Bewaren van uw persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen). Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de archiefwet zijn van toepassing. Notariële akten worden eeuwig bewaard.

Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens

Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken. Dit doet u door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.

Recht van inzage van de betrokkene 
U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan. Wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.

Recht op rectificatie
Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.

Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)
Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen.

Recht op beperking van de verwerking
Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wil beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wil overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten (zoals de geheimhoudingsplicht) zich hiertegen kunnen verzetten.

Recht van bezwaar
Als wij uw gegevens gebruiken voor direct marketing kunt u bezwaar maken tegen deze verwerking.

Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming

Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan een van de genoemde verzoeken kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor

Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor dan horen wij dit graag via mr. G. Herwig (g.herwig@notarisherwig.nl). U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

 

Versie: mei 2018

Vastgesteld op 8 mei 2018.